This is how you write a formal letter in Dutch

[Leviwosc]

A formal letter in Dutch looks like this:

R.A.T.W. de Leeuw
Taalstraat 1 A
2888 AN Groningen

Groningen, 12 mei 2011

Ziggo
Afdeling Klantenservice
Postbus 43048
3540 AA Utrecht

Betreft: Lidmaatschapsformulieren

Geachte heer, mevrouw,

Middels dit schrijven wil ik gaarne repliceren op uw schrijven van 11 mei j.l. (correspondentienummer: 553687-A). Hieruit begrijp ik dat Ziggo mij dringend verzoekt bijgevoegde lidmaatschapsformulieren ingevuld te retourneren.

Doch voel ik de behoefte u te verwittigen van het gegeven dat reeds op 28 april identieke formulieren, ingevuld, aan ZIggo zijn retourgezonden. Kopieën van deze heb ik thans nog in bezit en kan ik u doen toekomen indien u dit blieft.

Daar ik mij aan mijn verplichtingen heb gehouden, neem ik de vrijheid uw schrijven als niet verzonden te beschouwen en u aan te sporen nogmaals uw administratie na te gaan.

Vertrouwende u middels dit schrijven voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

R.A.T.W. de Leeuw

First you write down your own address, then you write down the place followed by a comma and then the date when you've written the letter. Then you write down the address of the addressee. Between these sections there's an empty line.

After the addresses, there's the section which gives the subject of the letter. Often are used: 'Onderwerp: blahblahblah' or 'Betreft: blahblahblah'.

The beginning of formal letters in Dutch is always: 'Geachte <name of addressee>'. If there's no name available, then you should address your letter to: 'heer, mevrouw' (lord/madam), followed by a comma.

A formal letter in Dutch is ideally seperated in three paragraphs (min. 2 - max. 5).

Never start a letter or a paragraph with the personal pronoun 'ik' (I). It's considered as inappropriate. Even though it's hard sometimes to avoid using 'ik' as the first word, several strange constructions are allowed to achieve this goal.

Keep your writing style short, business like and absolutely formal.

The ending of a formal letter is usually: 'Hoogachtend' which is more or less similar to: Yours Faithfully. But 'Met vriendelijke groet' is also possible and more and more used these days; though not advisable in case of a conflict. Underneath the ending you add a signature.

Under your signature you write your name. I don't write my name out because I have a long name. It's not common to write your name out anyway, although quite some people write their name out because they think it's polite or necessary, also because the use of personal titles is omitted these days.

This is how you write a formal letter. If you have any questions or notes, I'd love to hear them. I'd like to know how other Dutch or Belgian people write their formal letters.

[Hoogstwaarschijnlijk]

Hey Ron!

Ik schrijf eigenlijk nooit formele brieven! Maar als ik dat zou doen, zou ik toch niet snel deze zin gebruiken: "Doch voel ik de behoefte u te verwittigen van het gegeven dat reeds op 28 april identieke formulieren, ingevuld, aan ZIggo zijn retourgezonden." Naast dat ik ZIggo als Ziggo zou hebben gespeld, vind ik die zin echt te ingewikkeld, veel te ambtelijk. Formele brieven horen naar mijn mening begrijpelijk, beleefd en duidelijk te zijn.

Ik schrijf trouwens wel altijd mijn naam vol uit. Voornaam + achternaam. Scheelt wel dat ik maar één voornaam heb. En 'ik' als eerste woord van een brief kan inderdaad echt niet

[Grytolle]

Persoonlijk houd ik van ouderwetsche taal. Doch voel ik de behoefte, mede op aandringen mijner vriendin, een versie van bovenstaande brief op dit forum te placeren die enigszins aangepast is volgens de richtlijnen voor een helder, modern, zakelijk taalgebruik die ons in het vak taalbeheersing gegeven worden.

Ik heb een paar van Rons mooie formele woorden bewaard: schrijven (brief), echter (geldt volgens onze richtlijnen als formeel, maar niet ouderwets) ter vervanging van "doch", reeds (al), verzonden (maar geen drie keer "zenden" ipv "sturen"). De beleefde formules zoals "de vrijheid nemen" zijn duidelijk eerder (pardon: veeleer) formeel dan ouderwets en dus gepast

Behalve dat Rons woordkeuze altegader een beetje te ouderwets kan worden genoemd, zijn alle regels en uitleg die erop volgden uiteraard helemaal juist.

Als ik het mij goed herinner is mij verteld dat "Met vriendelijke groet(en)" gecombineerd moet worden met "Beste" en "Hoogachtend" met "Geachte", maar ik sluit niet uit dat je ze ook wel mag combineren.

Door dit schrijven wil ik graag antwoorden op uw schrijven van blabla. Daaruit begreep ik dat Ziggo mij dringend verzoekt de bijgevoegde lidmaatschapsformulieren ingevuld terug te sturen.

Het is echter zo dat ik reeds op 18 april zulke formulieren, ingevuld, aan Ziggo heb verzonden. Daar heb ik overigens kopieën van die ik u kan opsturen als u dat wilt.

Omdat ik mij aan mijn verplichtingen heb gehouden/aan ... heb voldaan/...nagekomen ben(?), neem ik de vrijheid om uw schrijven als niet(-?)verzonden te beschouwen en spoor u aan uw administratie nogmaals na te gaan.

Hopelijk heb ik u door dit schrijven voldoende geïnformeerd.

Anderzijds kan ik mij goed voorstellen dat men in België in de praktijk formele brieven dikwijls helemaal in dezelfde stijl als Ron schrijft, maar onze taalzorg veegt zoals gewoonlijk haar botten aan het gebruik

Hopende de meningen onzer fiere Vlaamsche taalzorg accuraat weergegeven te hebben, verblijf ik inmiddels,

U aller Grytolle, Zweed ende Nepvlaming

[Leviwosc]

Grytolle, jouw brief is wat dat betreft ook helemaal in orde!

Iedereen heeft natuurlijk een eigen schrijfstijl. Ik heb nog brieven leren schrijven op papier (niet op de computer dus met een moderne tekstverwerker) van een docent die trots verkondigde te zijn geboren "in het jaar des HEEREN negentienhonderdachtendertig". Hij was dus nog van de oude stempel.

Ik zou dus qua woord gebruik en opzet jouw brief ook helemaal goedkeuren. Het gaat mij ook voornamelijk om de structuur van de brief. Waar de witregels moeten worden geplaatst, hoeveel alinea's idealiter worden gebruikt, etc.

Wat Vogelvrij zegt, kan ik me wel enigszins voorstellen. Anderzijds, het is een formele brief, dus schrijf ik heel anders dan wanneer ik aan mijn beste vriendin een brief zou schrijven. Want dan begin ik met: "Hoi lieve schat," en eindig met: "kusjes, Ron".

Mijn volledige naam kan ik wel opschrijven maar dan wordt het nogal lang:

Reinaldus Adreanus Theodorus Wilhelmus de Leeuw en met je roepnaam afsluiten is not done.

[Grytolle]

Dát is pas echt een naam waard de naam naam

[linguaholic]

Die ik-regel vind ik zó irritant. Ik kwam er ook pas achter dat hij bestond toen iemand het er hier op het forum een keer over had, op taalcursus zeiden ze daar nooit wat van. Vind het ook altijd moeilijk in te schatten wanneer een brief/mail zo formeel is dat dat van belang is. Belachelijk in wat voor bochten je moet wringen om de meest natuurlijke variant te vermijden (maar ja, ik snap wel waar het vandaan komt).

[Ники]

Nu staan Berlijners natuurlijk niet bekend voor hun overmatige beleefdheid en terughoudendheid, maar in de rest van het land is het echter de gewoonte om een brief, en zeker een formele, niet met "ik" te beginnen.

[linguaholic]

Oké, maar een alinea? En volgens mij wordt die regel hier wel wat stricter gehanteerd, ook in e-mails enzo.

[Grytolle]

Die ik-regel vind ik zó irritant. Ik kwam er ook pas achter dat hij bestond toen iemand het er hier op het forum een keer over had, op taalcursus zeiden ze daar nooit wat van. Vind het ook altijd moeilijk in te schatten wanneer een brief/mail zo formeel is dat dat van belang is. Belachelijk in wat voor bochten je moet wringen om de meest natuurlijke variant te vermijden (maar ja, ik snap wel waar het vandaan komt).

Volgens mij is hij vooral belangrijk in het begin van een alinea, niet echt in haar tweede zin.

[Leviwosc]

De ik-regel is wellicht irritant, maar wij beschouwen het gewoon als bijzonder ongepast om een zin te openen met 'ik'. Althans in een brief.

Veel mensen hebben ook de nare eigenschap om met 'ik' te beginnen wanneer zij een opsomming maken van mensen, waartoe zij zelf ook behoren. B.v. Ik, Jan, Kees, Piet en Klaas. Dat is echt heel erg ongepast, heel erg fout.

[Hoogstwaarschijnlijk]

Wat Vogelvrij zegt, kan ik me wel enigszins voorstellen. Anderzijds, het is een formele brief, dus schrijf ik heel anders dan wanneer ik aan mijn beste vriendin een brief zou schrijven. Want dan begin ik met: "Hoi lieve schat," en eindig met: "kusjes, Ron".

Mijn volledige naam kan ik wel opschrijven maar dan wordt het nogal lang:

Reinaldus Adreanus Theodorus Wilhelmus de Leeuw en met je roepnaam afsluiten is not done.

Zeg, nu doe je net of ik formele brieven (e-mails dan, gewoonlijk) hetzelfde zou schrijven als een brief naar mijn vriendin, dat is natuurlijk niet zo! Ik bedoelde maar dat ik iets meer op de Grytolle-koers zit qua taalgebruik, dat ik niet direct heel ouderwetse woorden zou gebruiken, maar er vooral op zou letten dat alles duidelijk blijft. Omdat ik een gruwelijke hekel heb aan brieven met zinnen die je eerst grammaticaal moet ontleden voordat duidelijk is wat er staat.

Volgens mij mag je best met je roepnaam afsluiten hoor, zeker als dat je enige naam is, zoals bij mij. Maar bij écht formele onderwerpen, zet ik gewoon M. en dan mijn achternaam.

[Reinder]

Op school heb ik geleerd om de datum-regel op de plek van betreft-regel te zetten en de betreft-regel weg te laten. Er zijn natuurlijke meerdere manieren om een formele brief te schrijven. Dat 'betreft' doet me altijd een beetje aan een Duitse brief denken, omdat we dat altijd wel bij Duits moesten gebruiken en niet bij Nederlands.

[Leviwosc]

Het onderdeel 'betreft' weglaten?? Wat vreemd. Ik heb al heel wat cursussen "Formeel Brieven Schrijven" bekeken en in al die cursussen wordt verteld dat er een 'onderwerp' of een 'betreft' nodig is.

De datum onder de beide adressen. :s Hmm heel vreemd.

[Leviwosc]

Zeg, nu doe je net of ik formele brieven (e-mails dan, gewoonlijk) hetzelfde zou schrijven als een brief naar mijn vriendin, dat is natuurlijk niet zo! Ik bedoelde maar dat ik iets meer op de Grytolle-koers zit qua taalgebruik, dat ik niet direct heel ouderwetse woorden zou gebruiken, maar er vooral op zou letten dat alles duidelijk blijft. Omdat ik een gruwelijke hekel heb aan brieven met zinnen die je eerst grammaticaal moet ontleden voordat duidelijk is wat er staat.

Volgens mij mag je best met je roepnaam afsluiten hoor, zeker als dat je enige naam is, zoals bij mij. Maar bij écht formele onderwerpen, zet ik gewoon M. en dan mijn achternaam.

Ik snap dat als jij een bedrijf aanschrijft, je dat op een andere manier zou doen dan dat je met je vriendin zou schrijven.

Als je roepnaam, ook je officiële naam is, is het gewoon je naam. Een roepnaam is een korte representatie van je officiële naam. Mijn ouders hebben er voor gekozen om een vorm van 'Ron' uit 'Reinaldus' te halen. Dus vandaar dat ik wel enkel met initialen en een achternaam afsluit.

Wat mijn brief betreft, ik zou het niet direct ouderwets noemen, eerder formeel. Formeel is niet direct hetzelfde als ouderwets.

[Hoogstwaarschijnlijk]

Als het een brief is, zet ik ook de datum onder de adressen. Maar een betreft-regel zou ik altijd gebruiken, dat vind ik ook wel gebruiksvriendelijk voor de ontvanger. Bij een mailtje vul je toch ook een onderwerp in?

Hm, Ron, misschien is het beter als ik je brief herschrijf zoals ik het zou doen, dan kunnen we beter vergelijken:

R.A.T.W. de Leeuw
Taalstraat 1 A
2888 AN Groningen

Ziggo
Afdeling Klantenservice
Postbus 43048
3540 AA Utrecht

Groningen, 12 mei 2011

Betreft: Lidmaatschapsformulieren

Beste meneer/ mevrouw,

Op 11 mei heb ik een brief van u ontvangen (correspondentienummer: 553687-A) waarin staat dat ik de lidmaatschapsformulieren naar u dien op te sturen. Ik heb deze formulieren echter op 28 april al naar u gezonden. Daarom vroeg ik mij af of u in uw administratie op kan zoeken of deze formulieren niet toch inmiddels aangekomen zijn. Als dat nodig is, heb ik hier nog kopieën van.

Met vriendelijke groet,

R.A.T.W. de Leeuw


Hm, ik ben altijd nogal kort van stof in brieven, geloof ik

[Reinder]

Als het een brief is, zet ik ook de datum onder de adressen. Maar een betreft-regel zou ik altijd gebruiken, dat vind ik ook wel gebruiksvriendelijk voor de ontvanger. Bij een mailtje vul je toch ook een onderwerp in?

Ik zou zelf ook de betreft-regel gebruiken, die is inderdaad wel zo gebruiksvriendelijk.
Ook bij Frans en Engels hebben we geleerd om geen betreft-regel te gebruiken, alleen bij Duits, of is het normaal om geen betreft-regel te gebruiken bij Frans en Engels?

[Ники]

Nu we het al over formele spraak hebben, hoe doen jullie dat met de komma's? Ik heb de indruk dat Nederlanders komma's willekeurig of helemaal niet gebruiken, en Rons tekst laat me twijfelen of er überhaupt regels bestaan.

Ik snap dat als jij een bedrijf aanschrijft, je dat op een andere manier zou doen dan dat je met je vriendin zou schrijven.

Moet een bijzin die midden in een zin staat, niet tussen twéé komma's staan?

Als je roepnaam, ook je officiële naam is, is het gewoon je naam.

Waarom een komma voor 'ook'? Dat snap ik nu echt niet.

[Grytolle]

Nu we het al over formele spraak hebben, hoe doen jullie dat met de komma's? Ik heb de indruk dat Nederlanders komma's willekeurig of helemaal niet gebruiken, en Rons tekst laat me twijfelen of er überhaupt regels bestaan.

1) Schrijf ze als je ze uitspreekt (een pauze)
2) Schrijf ze tussen persoonsvormen (als je dat wilt, moet je)
3) in opsommingen etc (1, 2, 3, 4)

...da's al, denk ik

[linguaholic]

Komma's zijn nou voor de verandering echt iets dat in het Nederlands makkelijker is. (Ik ben alvast begonnen die regels ook in het Duits te gebruiken en hoop dat we er een trend van kunnen maken. )

[Hoogstwaarschijnlijk]

Nu we het al over formele spraak hebben, hoe doen jullie dat met de komma's?

Als je roepnaam, ook je officiële naam is, is het gewoon je naam.

Waarom een komma voor 'ook'? Dat snap ik nu echt niet.

Die komma voor 'ook' zou ik inderdaad niet geschreven hebben, die staat daar enigszins onlogisch, maar als je daar een pauze hoort, is het enigszins acceptabel.

Er is geloof ik zelfs een heel boekje geschreven over het kommagebruik in het Nederlands, maar ik denk dat je je er niet al te veel zorgen over moet maken. Enkele richtlijnen:
1. Voor bijzinnen. Maar niet bij samengestelde zinnen met 'en', dan alleen als het noodzakelijk is voor de begrijpelijkheid.
2. Tussen bijvoegelijke naamwoorden. Maar niet als er maar twee zijn. Dus: 'een grote rode auto', en: 'een grote, rode, gevaarlijke auto'.
3. Tussen twee persoonsvormen.